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Disciplinare delle attività di rappresentanza istituzionale della Provincia di Firenze

CAPO I - FINALITÀ E AMBITI DI APPLICAZIONE

Art. 1
Oggetto del Disciplinare

1. Il presente disciplinare viene emanato in conformità a quanto previsto dalla normativa nazionale vigente, dall'art. 12 della Legge 12.8.1990, n. 241, dall'art. 49 dello Statuto della Provincia di Firenze, nonché del Regolamento per la concessione di benefici economici a persone, enti pubblici e privati approvato con Delibera del Consiglio Provinciale n. 575/1990.
2. Il presente atto ha per oggetto la disciplina e la regolamentazione delle principali attività di carattere istituzionale finalizzate a mantenere o ad accrescere il prestigio della Provincia di Firenze, inteso quale elevata considerazione, anche sul piano formale, del suo ruolo, della sua presenza e della sua immagine nel contesto sociale - a livello locale, nazionale ed internazionale - per il miglior perseguimento dei suoi fini istituzionali.
3. Le attività istituzionali oggetto del presente disciplinare sono finalizzate anche a favorire, valorizzare e sostenere l'autonoma iniziativa dei cittadini, singoli e associati, per lo svolgimento di attività di interesse generale e di rilevanza sociale, assicurando equità e trasparenza all'azione amministrativa e realizzando il miglior impiego delle risorse destinate al conseguimento di utilità per la comunità amministrata e per il suo sviluppo.
4. Tali attività, in considerazione del proprio valore istituzionale, si riferiscono di norma all'azione di governo del Presidente della Provincia e dei componenti della Giunta.
5. Nel disciplinare vengono definiti in via generale i criteri, le modalità e le procedure per:
- la concessione dei patrocini dell'Ente, la partecipazione a Comitati d'Onore, l'utilizzo del Gonfalone;
- lo svolgimento delle attività di rappresentanza istituzionale da parte del Presidente della Provincia e della Giunta;
- la concessione di contributi e benefici economici a soggetti pubblici e privati.

CAPO II - CONCESSIONE DI PATROCINI, PARTECIPAZIONE A COMITATI D'ONORE, GONFALONE

Art. 2
Patrocini

1. Il patrocinio è la manifestazione di apprezzamento e di adesione morale ad una singola iniziativa promossa da Enti, Associazioni, organizzazioni pubbliche e private.
2. Il patrocinio può essere concesso dal Presidente della Provincia a quelle iniziative e manifestazioni che coinvolgano parte o tutto il territorio provinciale o abbiano una rilevante ricaduta per il territorio e la comunità provinciale e che presentino almeno uno dei seguenti requisiti:
a) siano pertinenti ai settori di attività di competenza dell'Ente.
b) siano corrispondenti alle esigenze di particolare valore sociale, morale, culturale, celebrativo, educativo, sportivo, ambientale ed economico che la Provincia rappresenta.
3. Non è consentito concedere il patrocinio alle iniziative promosse da Enti, Associazioni, organizzazioni pubblici o privati per fini di lucro o commerciali.
4. I soggetti beneficiari sono tenuti a far risultare con appropriata pubblicizzazione che le attività sono realizzate “con il Patrocinio della Provincia di Firenze”.
5. I soggetti beneficiari del patrocinio sono di norma autorizzati all'uso dello s temma della Provincia di Firenze.
6. La concessione del patrocinio non comporta spese a carico del Bilancio dell'Ente.
7. Le richieste di patrocinio, sottoscritte dal legale rappresentate (o suo delegato) dell'ente o del soggetto richiedente, devono essere inviate al Presidente della Provincia, di norma, almeno quindici giorni prima dello svolgimento dell'iniziativa e devono illustrare nei contenuti, fini, tempi, luogo e modalità di svolgimento delle iniziative.
8. La richiesta di concessione di patrocinio viene istruita dal Dirigente dell'Ufficio di Gabinetto e presentata, anche su proposta dell'Assessore competente per materia, al Presidente della Provincia per le conseguenti decisioni.
9. Il patrocinio è concesso, in via eccezionale, anche per iniziative che si svolgono al di fuori del territorio provinciale purchè presentino un contenuto o degli obiettivi d'interesse per la Provincia.
10. La Provincia non assume, sotto nessun aspetto, responsabilità alcuna in merito a particolari situazioni in cui si vengano a trovare i soggetti richiedenti né in merito all'organizzazione ed allo svolgimento di manifestazioni, iniziative e progetti in relazione ai quali ha concesso il patrocinio.

Art. 3
Partecipazione a Comitati d'Onore

1. Il Presidente della Provincia può autorizzare la partecipazione della Provincia in Comitati d'onore destinati a conferire prestigio e rilevanza a manifestazioni sociali e culturali organizzate dai soggetti di cui all'art. 2, comma 1.
2. L'adesione ai Comitati d'Onore è richiesta dai promotori dell'iniziativa con istanza motivata diretta al Presidente della Provincia.
3 L'adesione ai Comitati d'Onore viene concessa a titolo gratuito.
4. I promotori ed organizzatori delle manifestazioni od iniziative, alle quali la Provincia aderisce ai relativi Comitati d'Onore, ne danno atto nella documentazione e negli atti ad esse relativi.

Art. 4 
Gonfalone

1. Il Gonfalone della Provincia è conservato presso la sede istituzionale della Provincia.
2. Il Presidente della Provincia stabilisce la partecipazione del Gonfalone alle manifestazioni pubbliche, ricorrenze e cerimonie valutandone la conformità ai fini pubblici ed agli interessi collettivi dei quali la Provincia è depositaria.

CAPO III - RAPPRESENTANZA ISTITUZIONALE

Art. 5
Spese di rappresentanza

1. Allo scopo di perseguire - nell'ambito dei propri fini istituzionali - un'adeguata proiezione all'esterno della propria immagine, di mantenere ed accrescere il proprio prestigio, di valorizzare il ruolo di rappresentanza per far conoscere, apprezzare e seguire la propria attività, la Provincia assume a carico del proprio bilancio oneri derivanti da obblighi di relazione e da doveri di ospitalità, specialmente in occasione di:
a) visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere;
b) incontri di lavoro degli Amministratori fuori sede;
c) manifestazioni o iniziative in cui la Provincia risulti fra gli Enti organizzatori e/o promotori;
d) apertura delle unità funzionali periferiche, inaugurazioni di opere pubbliche;
e) cerimonie e ricorrenze.
2. Sono da considerarsi spese di rappresentanza ammissibili quelle sostenute per:
a) alloggio in albergo;
b) colazioni, iniziative conviviali, ricevimenti, rinfreschi, catering;
c) imbandieramenti, illuminazioni, addobbi floreali;
d)noleggio di materiali audiovisivi, allestimenti, servizi fotografici, servizi di interpretariato, servizi di stampa e di relazioni pubbliche, organizzazione di viaggi istituzionali di delegazioni ufficiali dell'Ente, pubblicazioni editoriali o produzione di materiale promozionale;
e) acquisto, consegna o invio di omaggi (decorazioni, medaglie, targhe, coppe, foto-riproduzioni, diplomi, fiori, volumi, produzioni artistiche ed oggetti simbolici, presenti vari);
f) stampa di manifesti, inviti e materiale pubblicitario in genere;
g) affissione di manifesti;
h) inserzioni su quotidiani e/o riviste;
i) spese per noleggio auto di rappresentanza, servizi di transfer, servizi logistici di vario tipo;
l) onoranze funebri in occasione della morte di personalità esterne all'Ente, di componenti degli Organi Collegiali o di dipendenti dell'Ente stesso;
m) organizzazione e partecipazione a convegni, congressi, conferenze, fiere, workshop, seminari, mostre ed altre manifestazioni nell'interesse dell'Ente.
3. Più in generale, sono da comprendere tra le spese di rappresentanza anche quelle che necessariamente e normalmente devono essere effettuate per le piccole forniture o sostituzioni dei supporti di natura funzionale indispensabili nell'attività rappresentativa e protocollare dell'Ente, per l'acquisto di piccoli quantitativi di generi di conforto, per rimborso di spese sostenute direttamente dagli Amministratori che vengano a trovasi fuori sede purché esulino da quelle previste dal trattamento di missione, spese per acquisto carburante in occasione di spostamenti fuori sede effettuati in auto, pedaggi autostradali o tutte quelle altre eventuali piccole spese ritenute utili ed indispensabili per la salvaguardia del decoro, della dignità e prestigio dell'Amministrazione Provinciale purché rivestano carattere di indifferibilità ed urgenza .
4. Le spese di rappresentanza sopra descritte si riferiscono di norma alle attività istituzionali del Presidente della Provincia e degli Assessori e sono poste a carico di apposito capitolo di PEG assegnato al Dirigente dell'Ufficio di Gabinetto.
5. Tutte le altre spese sostenute in occasione di congressi, convegni, manifestazioni, simposi, tavole rotonde, incontri di lavoro e altre manifestazioni organizzate e realizzate della Provincia di Firenze, che non possono specificatamente considerarsi quali attività istituzionali del Presidente della Provincia o della Giunta, sono a totale carico delle singole Direzioni competenti.
6. Le spese di rappresentanza sono autorizzate dal Presidente della Provincia ed impegnate dal Dirigente dell'Ufficio di Gabinetto entro il limite della somma a ciò destinata ed assegnata nel P.E.G. di riferimento.
7. Le spese di rappresentanza, per motivate esigenze organizzative, possono essere anticipate con la Cassa Economale.
8. Le spese di rappresentanza sono liquidate e pagate con atto dirigenziale previa presentazione di regolari fatture nonché relativa documentazione contabile da parte dei soggetti prestatori dei servizi richiesti.

CAPO IV - CONTRIBUTI A ENTI, ASSOCIAZIONI, ISTITUTI, SOGGETTI PUBBLICI O PRIVATI PER ATTIVITA' AVENTI RILEVANZA ISTITUZIONALE

Art. 6Tipologia di contributi1.La Provincia di Firenze, previa valutazione e autorizzazione del suo Presidente, può concedere ad Enti Pubblici e privati (comprese cooperative e consorzi, associazioni, fondazioni e comitati così come previsto dagli artt. 11 e 12 del Codice Civile) contributi finalizzati al sostegno di attività che possano valorizzare il ruolo istituzionale dell'Ente, incrementandone il prestigio e la capillarità sul territorio locale, nazionale ed internazionale.2. In considerazione della loro rilevanza istituzionale per l'Ente, i suddetti contributi possono riferirsi ad attività e/o iniziative in relazione alle quali la Provincia ha concesso il proprio patrocinio.3. I contributi di cui ai precedenti commi sono di norma erogati al fine di sostenere spese per l'organizzazione strutturale ed il funzionamento dei soggetti richiedenti nonché per lo svolgimento di iniziative e manifestazioni che rechino lustro all'immagine della Provincia assicurandone un'adeguata presenza istituzionale nel territorio e che abbiano un particolare valore sociale-solidaristico, artistico-culturale, educativo, sportivo, ambientale, turistico- promozionale e economico.4. I fondi relativi ai suddetti contributi sono assegnati ad uno specifico capitolo di PEG dell'Ufficio di Gabinetto.5. La disciplina prevista dal presente capo si applica esclusivamente ai contributi erogati dalla Presidenza della Provincia.Art. 7 Presentazione delle domande di contributo 1.Modalità di presentazione delle domande di contributo1. I contributi devono essere richiesti con apposita domanda sottoscritta dal legale rappresentante dell'ente o soggetto richiedente e inviata al Presidente della Provincia.2. Le domande di contributo devono contenere una descrizione esaustiva delle attività, delle iniziative e/o dei progetti da realizzare ed un piano finanziario, in relazione ai quali viene richiesto un contributo della Provincia di Firenze.3. La fase istruttoria relativa alle richieste di contributo è affidata all'Ufficio di Gabinetto.4. La domanda resta valida in caso di rinvio della data stabilita per l'iniziativa, purché la manifestazione si svolga nell'ambito dell'esercizio finanziario corrente e ne sia data comunicazione alla Presidenza della Provincia.Art. 8 Concessione del contributo1. I contributi per attività aventi rilevanza istituzionale sono concessi con determinazione dirigenziale del Dirigente dell'Ufficio di Gabinetto, su direttiva del Presidente della Provincia.2. La concessione del contributo è vincolata all'impegno del soggetto beneficiario di utilizzarlo per le finalità per le quali è stato accordato.3. Il Dirigente dell'Ufficio di Gabinetto, su indirizzo del Presidente della Provincia, può revocare con proprio atto il contributo qualora risulti che l'iniziativa, in relazione alla quale è stato concesso il contributo, ha perseguito finalità diverse da quelle che si proponeva o per sopravvenuti motivi di interesse pubblico.4. I soggetti che ricevono contributi da parte della Provincia sono tenuti a far risultare che le stesse vengono realizzate con il concorso della Provincia attraverso atti e mezzi con i quali effettuano pubblico annuncio e promozione delle iniziative suddette mediante la dicitura "Con il contributo della Provincia di Firenze".5. I contributi vengono di norma erogati con cadenza semestrale.Art. 9 Criteri per la concessione del contributo1.La Provincia di Firenze, nella concessione dei contributi per attività aventi rilevanza istituzionale, fa riferimento ai seguenti criteri selettivi di valutazione:a) utilità, importanza, rilievo culturale, civile e sociale delle finalità statutarie del soggetto richiedente e dell'attività svolta;b) coincidenza dell'attività per la quale si chiede il contributo dell'ente con interessi generali o diffusi nella comunità provinciale;c) rilevanza territoriale dell'attività: locale, regionale, nazionale o internazionale;d) rilevanza e significatività delle specifiche attività ed iniziative in relazione alla loro utilità sociale e all'ampiezza e qualità degli interessi diffusi coinvolti nel campo sociale, civile, solidaristico-umanitario, culturale, ambientalistico enaturalistico, sportivo, turistico e ricreativo, turistico-promozionale ed economico;e) conformità con i programmi e gli obiettivi generali e settoriali della Provincia di Firenze;f) valenza e ripercussione territoriale, locale, regionale, nazionale e internazionale: capacità di valorizzare il ruolo istituzionale dell'Ente, incrementandone il prestigio e la capillarità sul territorio;g) adeguatezza del piano finanziario e fattibilità del piano di lavoro eventualmente presentato per fasi temporali ed azioni previste;h) livello di compartecipazione del soggetto proponente con propri fondi e o servizi.2. La partecipazione della Provincia in qualità di promotore o di associato all'ente richiedente costituisce condizione di particolare rilievo e di preferenza nella concessione dei contributi.3. Il soggetto richiedente non può presentare una domanda di contributo relativa alla medesima attività e/o iniziativa per più di una volta nel corso dello stesso esercizio finanziario.4. Il soggetto richiedente deve obbligatoriamente dichiarare di non appartenere ad articolazione politico-amministrativa di alcun partito, così come previsto dall'art.7 della L.195/1974 e dall'art. 4 della L. 659/1981 e succ. mod. ed integrazioni.Art. 10 Documentazione dell'attività svolta1. I soggetti beneficiari dovranno presentare idonea rendicontazione della somma assegnata in contribuzione dalla Provincia di Firenze con specifica dimostrazione contabile della spesa e con la documentazione dei risultati ottenuti in termini di congruità della spesa rispetto al quantum preventivato nel progetto presentato, di efficienza e di proficuità delle attività svolte.

 

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