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Regolamento per il servizio di cassa economale

Art. 1 – Oggetto del regolamento

Il presente regolamento detta norme per la gestione della Cassa Economale in conformità all’art. 3 comma 7 del D. Leg.vo 27.02.95 n. 77 e costituisce la disciplina gi‡ prevista dal regolamento di contabilità all’art. 90.

Art. 2 – Oggetto del servizio e funzioni

1. Tramite la cassa economale si provvede alla riscossione delle entrate ed alla gestione dei fondi assegnati per il pagamento di quelle spese che per la loro natura richiedono il pagamento in contanti ed indicate nel presente regolamento, alla provvista e distribuzione dei valori bollati occorrenti alle necessità dei vari uffici provinciali e si provvede alla custodia dei valori in consegna.

2. Il servizio di Cassa Economale deve essere dotato di idonea attrezzatura per la custodia e la conservazione dei valori affidati al servizio stesso.

L’Amministrazione provvede a sue spese ad assicurare le somme ed i valori custoditi nella cassaforte in dotazione contro i rischi di furto, rapina e connessi, furto con destrezza, danneggiamento a seguito di furto, nonché il rischio inerente al prelievo e trasporto del denaro dalla Tesoreria Provinciale alla sede della Cassa Economale e durante tutte le operazioni di pagamento necessarie per lo svolgimento del servizio economale (compresi i servizi effettuati presso gli uffici postali e bancari, ecc.)

3. ll Responsabile della Cassa Economale è il dirigente di Programma individuato dal Peg.

Il dirigente è coadiuvato in detta gestione da personale del Programma Economato dallo stesso espressamente individuato

4. In caso di sostituzione del Responsabile del Servizio Economato o del Funzionario delegato alla gestione della Cassa Economale con altri, colui che cessa dal servizio deve procedere alla consegna a quello subentrante e dovrà redigersi apposito verbale sottoscritto dagli interessati.

5. Il Responsabile del Servizio ed il funzionario delegato alla gestione sono coperti da un’idonea polizza assicurativa.

Art. 3 – Gestione fondi di dotazione

1. Per provvedere ai pagamenti da eseguirsi tramite la Cassa Economale all’inizio di ogni anno finanziario è attribuito un fondo economale ordinario di dotazione rinnovabile dell’importo di Euro 100.000 (pari a Lire 193.628.000), anche mediante l’emissione di più mandati in rapporto alla esigenze del servizio, e reintegrabile durante l’esercizio previa presentazione di appositi rendiconti giustificativi delle spese effettuate.

Tale fondo è anticipato con mandati di pagamento ed è restituito a fine esercizio.

2. Il dirigente competente, all’inizio di ogni anno provvede ad impegnare sui pertinenti capitoli di bilancio, mediante propria determinazione, i fondi necessari per il sostenimento delle spese di economato che verranno effettuate mediante la Cassa Economale nel corso dell’anno.

3. In via straordinaria in casi particolari, al fine di soddisfare esigenze di immediatezza nei pagamenti, con le deliberazioni/determinazioni che autorizzano spese per iniziative, manifestazioni e servizi effettuati dall’Ente ed impegnano le somme necessarie, potranno essere disposte di volta in volta anticipazioni speciali a favore della Cassa Economale per i pagamenti relativi, per l’importo strettamente necessario. Con gli stessi provvedimenti istitutivi, per particolari iniziative, vengono anche individuati gli eventuali dirigenti cui è demandata di volta in volta l’autorizzazione alle spese sui fondi di anticipazione. Entro trenta giorni dalla fine delle iniziative e manifestazioni di carattere temporaneo i suddetti dirigenti devono presentare alla Cassa Economale il rendiconto analitico delle spese sostenute debitamente sottoscritte.

Art. 4 – Responsabilità e obblighi

1. Il Responsabile della Cassa Economale risponde personalmente:

a) delle somme ricevute in anticipazione e di quelle riscosse fino a quando non ne abbia ottenuto regolare discarico nelle forme previste dal presente regolamento, della regolarità dei pagamenti come pure dell’osservanza di tutti gli adempimenti connessi al funzionamento della cassa di economato, dei valori depositati nei mesi di custodia della cassa economale, salvo casi di forza maggiore. Non può fare delle somme a sua disposizione un uso diverso da quello consentito.

b) della identità dei percipienti le somme erogate delle quali può ottenere discarico solo se quietanzate.

c) In genere della regolarità delle operazioni svolte e della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e della documentazione connessa alla gestione

d) che le somme erogate siano a fronte di spese sostenute nell’interesse dell’Ente.

Art. 5 – Pagamento di spese

1. Tramite la Cassa economale si provvede al pagamento, mediante il fondo economale ordinario di cui al precedente articolo, delle spese di non rilevante ammontare sotto elencate, quando per esigenze di funzionamento dell’Ente, in relazione alla loro finalità e alla modesta entità della somma da erogare, sia necessario il regolamento per contanti, ed entro il limite massimo di Euro 1.000 (pari a Lire 1.936.28) per ciascuna spesa singolarmente considerata. Tale limite può essere superato per casi particolari quando l’unica modalità di pagamento possibile sia per contanti.

a) Effettuazione e gestione delle spese d’ufficio in senso stretto quali: spese postali e telegrafiche, telefoniche, comprese le spese per acquisto di telefoni cellulari e ricariche a scheda, spese per carta e valori bollati, spese per spedizioni a mezzo corriere, ferrovia, ecc.;

b) Oneri relativi alla stipulazione dei contratti provinciali, comprese le spese contrattuali in genere ed il pagamento dell’imposta di registro;

c) Spese per notifiche a mezzo di ufficiali giudiziari, spese giudiziarie in genere, per trascrizioni, visure catastali e simili, diritti di affissione, diritti erariali diversi, ecc.;

d) Spese per copie eliografiche, fotocopie particolari, materiale fotografico e simili;

e) Spese per abbonamenti e acquisti della Gazzetta Ufficiale della Repubblica, del Bollettino Ufficiale della Regione, di giornali, di libri e di pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico-scientifico e amministrativo;

f) Spese per pubblicazioni di bandi di concorso, avvisi di gara e atti vari sui giornali, sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica, sul Bollettino Ufficiale della Regione e F.A.L. della Provincia, ai sensi di legge;

g) Spese di partecipazione a corsi di aggiornamento, seminari, convegni per amministratori e dipendenti;

h) Il servizio di cassa economale è autorizzato a disporre di pagamenti in conto sospeso in osservanza del comma 2 dell’art. 35 del D.L. 77/95 da eseguirsi nei seguenti casi:

- anticipazione di fondi, di volta in volta, agli assessori, consiglieri provinciali e personale dipendente per spese relative a missioni e trasferte, nonché per spese per partecipazione a corsi, convegni, seminari, ecc.,

- anticipazione di fondi a favore di amministratori per spese di rappresentanza;

- anticipazione di fondi ai responsabili dei servizi provinciali per il pagamento di beni o servizi di carattere di assoluta urgenza, relativi alla gestione dei servizi stessi, spese per le quali è necessario corrispondere specifiche anticipazioni di cassa.

Tali anticipazioni dovranno essere rendicontate o restituite nel termine massimo di 90 giorni dalla data di ricevimento.

Al personale dipendente comandato in missione, autorizzato dal responsabile del settore interessato, il Servizio di Cassa Economale anticipa una somma pari al 75% del trattamento complessivo che si prevede risulti spettante per la missione.

Al momento della liquidazione del trattamento di missione, e comunque entro 90 giorni dalla data dell’anticipazione, i dipendenti beneficiari dell’anticipazione provvederanno alla restituzione dell’anticipazione ricevuta. Qualora il dipendente non provveda, la Contabilità del Personale – su tempestiva segnalazione del Servizio di Cassa Economale – recupera l’importo sulle competenze del mese in corso, versandolo contestualmente alla Cassa Economale.

i) Rimborso spese di trasporto per servizio ai dipendenti provinciali;

j) Rimborso spese carburante e lavaggio per le auto di servizio in casi eccezionali;

k) Spese e tasse d’immatricolazione e tasse inerenti il possesso degli automezzi e veicoli provinciali; pedaggi autostradali;

l) Spese di rappresentanza e rimborsi agli amministratori;

Ai soli fini del presente regolamento costituiscono spese di rappresentanza quelle poste in essere dagli amministratori, dal Presidente del Consiglio, dai Presidenti delle Commissioni Consiliari per favorire l’attività della Provincia nel perseguimento dei suoi fini istituzionali mediante contatti con persone ed organismi qualificati esterni all’Amministrazione Provinciale: attività istituzionali nelle quali occorra garantire l’immagine ed il prestigio della Provincia. (quali cerimonie, ricevimenti, manifestazioni, convegni, forme varie di ospitalità, doni e omaggi di modesta entità e simili);

m) Spese diverse per il funzionamento degli Organi del Consiglio rinviando a tal fine al Regolamento del Consiglio;

n) Spese di non rilevante ammontare di carattere diverso e di necessario funzionamento dei servizi dell’Ente non altrimenti individuabili nell’elencazione fatta nel limite di Euro 1.000, pari a L.1.936,28 per acquisti di cancelleria, carta, oggetti e materiali vari di consumo, di pulizia e sanitari, interventi di manutenzione, lavori e servizi diversi, ecc..

2. In via eccezionale, con il fondo economale ordinario, può provvedersi anche al pagamento di qualsiasi altra tipologia di spese di non rilevante ammontare nel caso in cui non siano programmabili, siano relative a generi temporaneamente non disponibili presso i magazzini, e quando ricorre la necessità dell’immediato pagamento in relazione alle esigenze di funzionamento degli uffici provinciali ed alla modesta entità dell’acquisto o della prestazione e comunque sempre non oltre il limite di Euro 1.000, pari a L. 1.936.28. 

Ai fini dell’applicazione dell’anzidetto limite, ogni spesa non deve avere carattere di cumulabilità con altre dello stesso genere, con le quali altrimenti dovrà dare luogo ad acquisti e spese da effettuarsi con le normali procedure. Allo scopo inoltre di evitare il frazionamento nel tempo, sarà rigidamente osservato il principio che all’atto dell’ordinazione di ciascuna spesa, non sia prevedibile il fabbisogno di forniture della stessa specie.

3. Ciascun acquisto, servizio o richiesta di pagamento di spese, se riferito ad altro ufficio o servizio, deve essere oggetto di motivata richiesta da parte del relativo dirigente, alla Cassa Economale.

Ogni spesa deve essere sempre contenuta nei limiti dei fondi all’uopo impegnati in bilancio.

4. Le spese di cui sopra dovranno essere documentate da fattura o ricevuta fiscale o altri documenti regolari agli effetti fiscali. Su tali documenti l’incaricato della gestione Cassa Economale provvede ad espletare la funzione di controllo contabile e fiscale prima di procedere al pagamento. Eseguita l’operazione di pagamento il documento deve riportare l’attestazione e la firma del cassiere economale che l’ha svolta. I pagamenti relativi a tassate, telegrammi, valori bollati, giornali, tasse di circolazione auto, imposta di registro, ecc., per i quali non sia previsto l’emissione di fatture, saranno giustificati dal documento di spesa, da quietanzare dal percipiente e controfirmata dal cassiere economale.

5. I pagamenti possono essere disposti secondo le seguenti modalità:

- in contanti con quietanza diretta sulla fattura

- accreditamento in conto corrente postale o bancario

- assegno circolare non trasferibile

- vaglia postale ordinario o telegrafico.

6. In merito alle spese per il servizio postale viene acceso presso la Direzione delle Poste e Telecomunicazioni di Firenze un conto di credito infruttifero che gestisce mediante l’Ufficio Posta dell’Amministrazione Provinciale, effettua versamenti periodici nel conto corrente della macchina affrancatrice postale e, sulla base del rendiconto giornaliero relativo al traffico postale, la Direzione Provinciale delle Poste effettua i prelevamenti per l’affrancatura della corrispondenza di pertinenza dell’Ente.

Art. 6 – Riscossione entrate

1. Tramite la Cassa Economale si provvede alla riscossione delle entrate derivanti:

a) dalla vendita della cartografia provinciale.

b) Da introiti occasionali non previsti per i quali vi sia la necessità di immediato incasso e non sia possibile il diretto versamento presso la Tesoreria, essendo la stessa chiusa al pubblico.

2. Le somme introitate di cui al superiore punto b), sono conservate nella cassaforte e versate, entro il secondo giorno lavorativo successivo presso la Tesoreria.

Art. 7 – Contabilità di cassa

Il sistema delle registrazioni contabili è informatizzato e così tenuto:

a) Tali registrazioni comprendono adeguata contabilità di cassa, un giornale generale di cassa, nel quale siano registrate, in stretto ordine cronologico, tutte le operazioni di incasso e di pagamento effettuate e il saldo generale di cassa.

b) In speciali sottoconti sono inoltre specificatamente distinti:

gli incassi da anticipazioni ordinarie (fondo economale) e i pagamenti su tali fondi;

c) gli incassi per ciascuna anticipazione speciale e i pagamenti in conto di ognuna;

d) gli impegni sui capitoli di bilancio e le spese effettuate su ciascun impegno;

i versamenti in Tesoreria (reversali);

e) tutte le altre scritture contabili ritenute opportune al fine di una corretta e trasparente gestione.

Art. 8 – Rendiconto delle spese economali

Entro trenta giorni dalla fine di ogni bimestre, il dirigente responsabile presenta il rendiconto delle spese effettuate nel periodo di riferimento, a valere sul fondo economale ordinario, lo stesso corredato di tutta la documentazione giustificativa delle spese eseguite suddivise fra i pertinenti capitoli ed impegni del bilancio in corso.

Il rendiconto è sottoposto all’approvazione del Responsabile dei Servizi Finanziari che verifica la regolarità contabile ai sensi del presente regolamento nonché il rispetto delle norme fiscali e contabili, provvederà alla liquidazione della spesa ivi contabilizzate ed al reintegro dei fondi di dotazione economale, mediante l’emissione di mandati di pagamento a valere sui corrispondenti impegni assunti all’inizio dell’anno.

Il rendiconto delle spese eseguite con le anticipazioni speciali e finalizzate ad iniziative particolari di volta in volta anticipate alla Cassa Economale, sarà presentato singolarmente entro 30 gg. dal termine di ciascuna iniziativa, nei modi suddetti e sottoposto all’approvazione, al fine di consentire il legale discarico dell’anticipazione ricevuta.

Art. 9 – Conto Giudiziale

1. Il responsabile della Cassa Economale è il dirigente individuato dal PEG, che in qualit‡ di agente contabile interno dell’Amministrazione Provinciale è tenuto a rendere il conto giudiziale della propria gestione al Responsabile del Servizio Finanziario dell’Ente, entro il 28 febbraio di ogni anno, ai sensi dell’art. 233 del T.U. approvato con D. lgs. 267 del 18/08/2000.

2. Tale rendiconto deve essere reso anche alla cessazione per qualsiasi causa.

Art. 10 – Verifiche di cassa

1. Verifiche straordinarie alla Cassa Economale possono essere eseguite in qualunque momento dal Dirigente Servizi Finanziari.

2. Il servizio di Cassa Economale è soggetto alle verifiche dell’Organo di Revisione, previsto, per gli Enti Locali, dall’art. 64 del d.l.vo 25 febbraio 1995, n. 77.

Art. 11 – Rivalutazione economica

Ogni cinque anni, le somme erogate e descritte dal presente Regolamento sono concesse secondo gli indici dei prezzi al consumo per le famiglie di operai ed impiegati ai sensi dell’art. 54 della Legge del 27/12/97, n. 449 (misure per la stabilizzazione della finanza pubblica).

Art. 12 – Norme finali

1. Dalla data di entrata in vigore del presente Regolamento è abrogato il Regolamento per il servizio di Economato per le parti relative alla gestione della Cassa Economale, approvato con delibera del Consiglio Provinciale n. 57/C dei 27.4.1955 e successiva deliberazione di modifica n. 183/C del 10.3.1978.

2. Dalla predetta data è altresì abrogato l’art. 38 del Regolamento di Contabilità.

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