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Provincia di Firenze - Regolamento per l'approvvigionamento di beni e servizi on line

Regolamento per l'approvazione di beni e servizi on line

Testo approvato con delibera del Consiglio Provinciale n.199 del 2.12.2002 e modificato con delibera C.P. n.115 del 28.07.2005.

Art. 1 Finalità
Art. 2 Elenco fornitori. Bando di abilitazione. Procedura aperta per iscrizione e partecipazione alle gare.
Art. 3 Avviso di gara.
Art. 4 Modalità di presentazione e conferma dell'offerta
Art. 5 Modalità di scelta del Contraente e criteri di aggiudicazione
Art. 5 Bis - Commissioni di gara e verbali operazioni
Art. 6 Adempimento ordinativi
Art. 7 - Cauzione, spese contrattuali e stipulazione del contratto.
Art. 8 Liquidazione delle spese
Art. 9 Osservanza dei contratti di lavoro ed altri obblighi
Art. 10 Esclusione e sospensione dall'elenco fornitori
Art. 11 Tutela della Riservatezza.
Art. 12 Accettazione modalità acquisti on-line
Art. 13 Entrata in vigore


Art. 1
Finalità e fonti regolamentari
Le fasi e il procedimento di aggiudicazione per l'approvvigionamento di beni e servizi, da procurarsi on line utilizzando tutte le risorse e le potenzialità messe a disposizione dai linguaggi informatici, il cui valore di stima sia uguale o inferiore al controvalore in Euro di 200.000 DPS (soglia comunitaria), nonché dei lavori pubblici mediante trattativa privata ai sensi dell'art.24 della legge n.109/94 e s.m. e dei cottimi adottati per l'esecuzione di interventi in economia ai sensi dell'art.24, c.6) della legge n.109/94 e s.m. e dell'art.88 del DPR n.544/99 e s.m, sono disciplinate con le modalità definite nel presente regolamento. Le fasi istruttorie necessarie all'individuazione del bene e alla relativa scelta del contraente sono automatizzate e conformemente recepite nell'apposito software.
Al presente regolamento si applicano le disposizioni contenute nel D.P.R. 4.4.2002, n.101 (Regolamento recante criteri e modalità per l'espletamento da parte delle amministrazioni pubbliche di procedure telematiche di acquisto per l'approvvigionamento di beni e servizi) per la parte riguardante i beni e servizi inferiori alla soglia comunitaria (200.000 DSP).

Art. 2
Elenco fornitori. Bando di abilitazione. Procedura aperta per iscrizione e partecipazione alle gare
La Provincia provvede alla creazione di due distinti albi di fornitori: uno per forniture e servizi suddiviso, per motivi di organizzazione e comunicazione, per categoria merceologica, ed uno per i lavori pubblici suddiviso in varie categorie riconducibili indicativamente alle categorie di cui al DPR n.34/2000.
Il bando di abilitazione ed ogni altra comunicazione al pubblico sono pubblicati sul sito acquisti dell'Ente appaltante, oltre che nelle forme previste dalla vigente normativa.
Il processo di autorizzazione e la conseguente iscrizione vengono effettuati sulla base delle autocertificazioni presentate dagli offerenti nel rispetto delle modalità e dei criteri stabiliti nei bandi di abilitazione di cui al presente regolamento e per la durata ivi prevista.
In ogni momento la Provincia, qualora ne ravvisi la necessità, potrà chiedere agli utenti l'invio di attestazioni, autocertificazioni o di altra documentazione comprovante il permanere dei requisiti oggettivi o soggettivi, nonché delle eventuali qualifiche professionali o particolari iscrizioni ad albi o elenchi pubblici, che hanno determinato l'abilitazione dell'utente.
E' fatto obbligo, tuttavia, ai fornitori autorizzati di comunicare qualsiasi variazione intervenga nel periodo di vigenza dell'abilitazione.
L'abilitazione all'albo fornitori provinciale avrà validità per mesi ventiquattro.
Un mese prima della scadenza del periodo di validità dell'abilitazione, il sistema, in maniera automatica, inviterà i fornitori a presentare nuovamente la documentazione necessaria per essere abilitati ad effettuare nuova offerta.
L'amministrazione autorizza l'abilitazione nel termine di venti giorni dalla ricezione delle domande, comunicando al fornitore le categorie per le quali risulta abilitato. Alle comunicazioni ed alle trasmissioni di documenti tra gli utenti e le amministrazioni si applicano le disposizioni di cui all'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica, 28 Dicembre 2000, n. 445.
Le comunicazioni, le richieste e gli inviti agli utenti si hanno per eseguiti con la spedizione effettuata alla casella di posta elettronica indicata dal destinatario nell'ambito della procedura telematica di acquisto.
Le forme di comunicazione previste dal presente articolo sono valide anche ai fini delle disposizioni contenute nella legge 7 agosto 1990, n. 241.

Art. 3
Avviso di gara
L'avviso di gara è approvato, a norma dell'art.192 del D. Lgs n.267/2000, con determina dirigenziale e pubblicato sul sito Web della Provincia nel rispetto dei termini previsti nella normativa vigente.
L'avviso richiede come requisito minimo d'ammissione che l'impresa dichiari di essere ancora in possesso dei requisiti generali di ammissione dichiarati in sede di abilitazione, ed è inviato a tutte le imprese già abilitate per la categoria oggetto della gara, ovvero alle imprese che abbiano una soglia minima di fatturato come stabilito dal medesimo bando.
I fornitori che non fossero già iscritti all'albo provinciale, dovranno presentare la documentazione necessaria per l'abilitazione alla singola gara e per l'iscrizione all'albo medesimo, condizione necessaria per partecipare ad ogni singola gara, almeno cinque giorni prima del termine previsto per la presentazione delle offerte.
Entro il giorno precedente il termine di presentazione delle offerte, la Provincia abilita all'albo le ditte richiedenti che abbiano trasmesso regolare documentazione entro i termini di cui sopra.
A seguito di tale autorizzazione il fornitore, tenuto conto delle categorie merceologiche, verrà iscritto nell'albo fornitori provinciale e avvisato automaticamente ad ogni altra eventuale gara.
L'avviso di gara potrà prevedere la possibilità per l'amministrazione aggiudicatrice di sospendere o rinviare le sedute di gara qualora nel corso della negoziazione si verificassero anomalie nel funzionamento o dell'applicativo o della rete tali da rendere impossibile ai partecipanti l'accesso al sito ovvero tali da impedire agli stessi di formulare offerte.
Le amministrazioni si riservano altresì, nell'avviso di gara, la facoltà di annullare l'intero procedimento nelle ipotesi in cui si verifichino gravi compromissioni del sistema da determinarne l'irregolarità.

Art. 4
Modalità di presentazione e conferma dell'offerta
Le modalità di presentazione dell'offerta sono stabilite dall'avviso di gara e l'offerente deve sempre possedere, sulla base dei dati già forniti all'Amministrazione in sede di iscrizione all'elenco dei fornitori, i requisiti generali per la partecipazione ai pubblici appalti, nonché le capacità economiche, finanziarie e tecniche richieste dal bando o capitolato della specifica procedura di gara.
Al termine del procedimento di gara, la ditta risultata provvisoriamente aggiudicataria, riceverà per posta elettronica, la richiesta di conferma dell'offerta.
Il vincitore designato è tenuto a confermare la propria offerta mediante l'invio della stessa su supporto cartaceo, ovvero mediante firma digitale, entro i termini stabiliti dall'avviso di gara.
La mancata conferma dell'offerta comporterà la cancellazione dell'offerente dall'Albo dei fornitori, previa adozione di apposito atto dirigenziale, e l'affidamento, ove ritenuto conveniente, al concorrente che segue in graduatoria.
L'aggiudicazione definitiva avviene con determinazione dirigenziale previo eventuale positivo esito delle procedure previste dalla vigente normativa per la verifica delle autocertificazioni.
Il vincolo contrattuale sorge per l'Amministrazione solo dopo l'esecutività della determina di approvazione del verbale di gara.

Art. 5
Modalità di scelta del contraente e criteri di aggiudicazione
La scelta del contraente avverrà secondo le modalità previste dalla legge e dall'ordinamento interno dell'Ente.
Le forniture sono aggiudicate in base ad uno dei seguenti criteri:
- al prezzo più basso, con il sistema della procedura aperta e la possibilità di offerte al ribasso effettuabili fino alla scadenza del termine previsto nell'avviso di gara;
- a favore dell'offerta economicamente più vantaggiosa, nel caso in cui sia necessario assicurare un'indispensabile qualità dei prodotti anche attraverso l'analisi di campioni, al fine di rispettare il principio del rapporto prezzo/qualità, valutabile in base ai seguenti elementi:
- prezzo;
- qualità della prestazione;
- modalità e tempi di esecuzione;
- qualità del materiale usato per la realizzazione;
- qualità estetiche e funzionali;
- certificazioni di qualità sul processo produttivo;
- caratteristiche tecniche, estetiche, organizzative ecc.;
termine di consegna;
- assistenza, ecc.;
Detti criteri devono essere indicati nell'avviso di gara e/o nel capitolato d'oneri, nell'ordine decrescente di importanza che è loro attribuita. In tali ipotesi, ai fini della valutazione, dovrà essere costituita apposita Commissione presieduta dal Dirigente competente.
La procedura sarà suddivisa in due fasi: valutazione dei campioni e valutazione delle offerte economiche. La valutazione dei campioni e l'assegnazione del relativo punteggio avverrà prima dell'apertura delle offerte. Le offerte economiche e i campioni saranno valutati in base ai criteri di punteggio stabiliti per ogni singolo procedimento in conformità ai principi dell'offerta economicamente più vantaggiosa.
Le forniture, in particolari ipotesi determinate dall'oggetto dell'appalto, possono essere indicate descrivendone le specifiche tecniche che menzionano prodotti di una determinata fabbricazione o provenienza o lo specifico marchio.

Art. 5 Bis
Commissioni di gara e verbali operazioni
Le sedute di gara sono pubbliche e si svolgono presso la sede dell'incaricato dell'Amministrazione Provinciale che ha inserito la procedura. I lavori della commissione giudicatrice per la valutazione della documentazione e per l'attribuzione dei punteggi all'offerta economicamente vantaggiosa si svolgono in seduta riservata.
L'incaricato dell'Amministrazione Provinciale cura la redazione del verbale di gara, mentre il verbale delle operazioni è prodotto automaticamente dal sistema telematico.
Nei procedimenti di gara telematica con offerte segrete ed aggiudicazione esclusivamente con il criterio del prezzo più basso “l'apertura elettronica dell'offerta economica” è effettuata dall'incaricato dell'Amministrazione Provinciale con il Dirigente della Direzione interessata alla gara o dal Responsabile del Procedimento.
Nelle procedure di gara con aggiudicazione a favore dell'offerta economicamente più vantaggiosa, la Commissione nominata dal Dirigente della Direzione interessata alla gara è composta da tre membri, di cui uno è il Presidente della Commissione e gli altri due esperti nella materia oggetto di gara e da due testimoni.
Le sedute delle gare on line con aggiudicazione al prezzo più basso secondo il metodo del rilancio dell'offerta fino alla scadenza del termine previsto nell'avviso di gara sono presiedute dal Dirigente della Direzione interessata assistito da due testimoni e dall'incaricato dell'Amministrazione Provinciale.

Art.6
Adempimento ordinativi
Qualora la ditta non provveda nei termini e nei modi prefissati, l'Amministrazione Provinciale, previa diffida ad adempiere secondo la normativa vigente in materia per le varie tipologie di prestazione, procederà alla risoluzione del contratto con l'affidatario inadempiente. In tale eventualità le maggiori spese si intendono a carico della ditta inadempiente. Nei singoli capitolati, inoltre, saranno previste penali per ritardata consegna dei beni e per le inadempienze agli obblighi previsti.

Art.7
Cauzione, spese contrattuali e stipulazione del contratto
Le ditte affidatarie sono obbligate alla costituzione delle cauzioni provvisorie e definitive nei casi e con le modalità previste dagli avvisi di gara e dai capitolati.
Il perfezionamento contrattuale può avvenire mediante scambio di corrispondenza elettronica con firma digitale successiva all'affidamento o con le altre forme previste dal Regolamento per la disciplina dei contratti della Provincia.
Le modalità della stipula del contratto per ogni procedura sono riportate nell'avviso di gara.
Sono a carico dell'aggiudicatario tutte le eventuali spese contrattuali e consequenziali, che dovranno essere versate nella misura e secondo le modalità stabilite dall'Amministrazione provinciale e preventivamente comunicate alla medesima.

Art.8
Liquidazione delle spese
Il Dirigente competente attiva le procedure per la liquidazione della spesa con le modalità stabilite dal Testo Unico degli Enti locali e dai regolamenti vigenti in materia.
La liquidazione viene disposta sulla base della documentazione necessaria a comprovare il diritto del creditore a seguito del riscontro operato sulla regolarità delle forniture dei beni e sulla rispondenza delle stesse ai requisiti quantitativi e qualitativi, ai termini e alle condizioni pattuite.

Art.9
Osservanza dei contratti di lavoro ed altri obblighi
Chiunque stipuli un contratto o presti comunque la propria attività a favore della Provincia è tenuto per tutta la durata della prestazione ad osservare nei confronti dei lavoratori, dipendenti o soci, condizioni normative e retributive conformi ai contratti collettivi nazionali di lavori di settore ed agli accordi sindacali integrativi vigenti, a rispettare le norme di sicurezza nei luoghi di lavoro, nonché tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti di lavoratori e soci.
Il mancato rispetto di tali disposizioni e di ogni obbligo contributivo e tributario, formalmente accertato, consente alla Provincia di sospendere in tutto o in parte i pagamenti fino alla regolarizzazione della posizione, senza che ciò attribuisca alcun diritto per il ritardato pagamento.
In caso di mancata regolarizzazione la Provincia può applicare le penali previste nel contratto e, nei casi più gravi, risolvere il contratto stesso.

Art.10
Esclusione e sospensione dall'elenco fornitori
Sono escluse dall'elenco fornitori le ditte che:
1. si siano rese responsabili di dichiarazioni false e di gravi inadempimenti;
2. abbiano presentato offerta in trattative, i cui bandi e/o capitolati d'oneri richiedevano requisiti tecnico economici in realtà non posseduti dal fornitore;
3. non abbiano tenuto conto, nella formulazione dell'offerta, degli obblighi connessi in materia di sicurezza e protezione dei lavoratori, nonché delle condizioni di lavoro ex lege 327/2000;
4. abbiano perso uno o più requisiti richiesti per l'iscrizione:
L'Amministrazione ha la facoltà di sospendere dall'elenco fornitori, dandone comunicazione all'interessato, senza indugio per posta elettronica, alle ditte che:
1. non abbiano tempestivamente comunicato all'Amministrazione le variazioni intervenute su dati forniti in sede di iscrizione all'elenco, così come stabilito dall'art.2 fino a quando non vengano comunicate all'Amministrazione le variazioni intervenute;
2. si siano rese responsabili di ritardi e/o lievi inadempienze. In tal caso la sospensione andrà da un minimo di trenta ad un massimo di centoventi giorni.

Art. 11
Tutela della riservatezza
Le ditte che si iscrivono alla lista di posta elettronica per l'elenco dei fornitori o che partecipano alla gara con la loro offerta, autorizzano il trattamento dei dati finalizzati esclusivamente all'espletamento delle procedure previste dal presente atto.
Il diniego all'autorizzazione determina l'esclusione dall'elenco dei fornitori.

Art. 12
Accettazione senza riserve delle modalità di affidamento per gli acquisti on-line e dei singoli capitolati
Le ditte che partecipano al procedimento di aggiudicazione o che sono iscritte all'elenco fornitori sono obbligate ad accettare senza riserve quanto stabilito con il presente atto e il singolo capitolato d'oneri.

Art. 13
Entrata in vigore
Il presente regolamento e le successive modifiche ed integrazioni entrano in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello della loro pubblicazione.
Deve essere inserito nella raccolta dei regolamenti e tenuto a disposizione del pubblico perché questo possa prenderne cognizione.

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