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Regolamento sui controlli interni (approvato con deliberazione Consiglio Provinciale n. 6 del 4.2.2013)

Versione stampabile in pdf.

 

Principi

La Provincia di Firenze adotta il presente Regolamento, nell’ambito della propria autonomia normativa ed organizzativa, in attuazione dell’articolo 147 “Tipologia dei controlli interni” e ss. del D. Lgs. 267/2000 “Testo Unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali”, così come innovato e sostituito dall’art. 3 del D.L. 174/2012 convertito in L. 213/2012.

TITOLO I

FINALITA’ E TIPOLOGIA

Art. 1 - Oggetto

1. Il presente regolamento definisce gli strumenti, le metodologie e le modalità di svolgimento dei controlli interni attraverso i quali la Provincia di Firenze intende garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza nonché l’efficienza, l’efficacia ed economicità dell’azione amministrativa, l’adeguatezza delle scelte programmatiche, il rispetto degli equilibri finanziari e la qualità dei servizi erogati.

2. Per tutto quanto non disciplinato si rinvia alle disposizioni del Regolamento di Contabilità che dovrà essere coordinato ed armonizzato con le presenti norme.

Art. 2 - Sistema dei controlli interni

1. La Provincia di Firenze istituisce il Sistema dei controlli interni sugli atti dell’ente, articolato secondo le funzioni e le attività descritte nell’art. 147 e ss. del T.U.E.L. e per il raggiungimento delle finalità ivi individuate.

2. Il Sistema dei controlli interni è così articolato:

- controllo di regolarità amministrativa e contabile

- controllo di gestione

- controllo strategico

- controllo sulle società partecipate non quotate

- controllo sugli equilibri finanziari

3. Il Sistema dei controlli interni garantisce il rispetto del principio di distinzione fra funzioni di indirizzo e compiti di gestione.

4. Soggetti attivi nell’organizzazione e gestione del Sistema dei controlli interni sono il Segretario Generale per il Controllo di regolarità amministrativa, il Direttore Generale per il Controllo strategico e di gestione, il Dirigente dei Servizi Finanziari per il Controllo sugli equilibri finanziari ed i Dirigenti delle strutture organizzative dell’ente per la propria competenza.

5. Tutti i soggetti coinvolti devono coordinarsi e collaborare affinchè i controlli a ciascuno assegnati possano costituire, nell’insieme, un sistema efficiente per fornire le informazioni, le analisi, i dati necessari agli organi di governo e di controllo esterno nelle periodicità definite, anche ai fini della predisposizione della Relazione di fine mandato e della Relazione di inizio mandato, previste rispettivamente dagli articoli 4 e 4-bis del D.Lgs. 6.9.2011 n. 149, da redigere a cura del Dirigente dei Servizi Finanziari.

6. La mancata collaborazione e/o coordinamento, ove costituisca causa di ostacolo al funzionamento corretto del sistema, potrà essere oggetto di valutazione negativa per ciascun responsabile.

TITOLO II

CONTROLLO DI REGOLARITA’ AMMINISTRATIVA E CONTABILE

Art. 3 – Finalità

Il controllo di regolarità amministrativa e contabile ha lo scopo di garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa ed è sia preventivo che successivo.

Art. 4 - Controllo preventivo

1. Il controllo preventivo si svolge nelle fasi di formazione dell’atto (proposte di deliberazioni di Giunta o di Consiglio, determinazioni dirigenziali e atti dirigenziali), dalla fase dell’iniziativa alla fase integrativa dell’efficacia che si conclude con la pubblicazione.

2. Esso è assicurato:

a) per la parte amministrativa dai Dirigenti delle strutture dell’ente cui compete l’emanazione dell’atto o dai titolari di Posizione Organizzativa, ove tale competenza sia prevista nell’atto di incarico degli stessi, attraverso il rilascio del parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa.

b) per la parte contabile dal Dirigente dei Servizi Finanziari attraverso il rilascio del parere di regolarità contabile e del visto attestante la copertura finanziaria.

3. Su ogni proposta di deliberazione sottoposta alla Giunta e/o al Consiglio, ai sensi dell’art. 49 del D.Lgs. 267/2000, dev’essere apposto il parere di regolarità tecnica rilasciato dal Dirigente della struttura di riferimento, nonché il parere di regolarità contabile del Dirigente dei Servizi Finanziari. Regolamento sui controlli interni 3

A quest’ultimo spetterà l’attestazione in ordine all’assenza di riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria o sul patrimonio dell’ente.

Pertanto i Dirigenti proponenti dovranno, in ogni caso, inviare le proposte di deliberazione al Dirigente dei Servizi Finanziari.

4. Non sono consentiti pareri condizionati o di rinvio ad atti successivi.

5. Ove i pareri di regolarità tecnica e contabile rilasciati sulle proposte di deliberazioni sottoposte al Consiglio ed alla Giunta non siano positivi o siano articolati nella motivazione pur nell’espressione favorevole, dovranno essere integralmente riportati all’interno del testo dell’atto affinché l’organo decidente possa con consapevolezza valutarli ed eventualmente discostarsene motivatamente.

6. Sugli atti/determinazioni dirigenziali il parere di regolarità tecnica deve intendersi rilasciato con la sottoscrizione dell’atto/determinazione da parte del dirigente. Il controllo contabile sugli atti/determinazioni dirigenziali è effettuato attraverso il visto di regolarità contabile apposto dal Dirigente dei Servizi Finanziari.

7. Il Segretario Generale, attraverso l’unità di controllo posta sotto la sua direzione e coordinamento, eserciterà il controllo di regolarità amministrativa preventivo sulle tipologie di determinazioni/atti dirigenziali che la Giunta Provinciale riterrà di dover sottoporre a valutazione preventiva, individuate in base a programmi annuali o previsti in sede di Peg.

8. I rilievi effettuati in esito al controllo preventivo del Segretario Generale saranno comunicati al Dirigente firmatario il quale sarà invitato a fornire chiarimenti e ad adeguare l’atto per renderlo conforme alle norme di riferimento. In mancanza di adeguamento ai rilievi effettuati, l’atto potrà proseguire nel suo iter previa l’assunzione, da parte del Dirigente/P.O. firmatario, della piena responsabilità derivante dalla sua adozione. Del rilievo dovrà rimanere traccia nell’iter documentale dell’atto. Il Dirigente dei Servizi Finanziari potrà procedere, per quanto di sua competenza, al visto di copertura.

9. Sono sottoposte al controllo di cui ai precedenti punti 6 e 7, con la medesima procedura, le determinazioni e gli atti adottati dai titolari di Posizione Organizzativa ove prevista tale facoltà negli atti di incarico delle stesse. In tal caso i rilievi saranno inviati, oltre che al firmatario dell’atto, anche al Dirigente della struttura di riferimento.

10. Il personale addetto all’unità di controllo, sia preventivo che successivo, sarà individuato all’interno delle strutture dell’Ente che abbiano le necessarie competenze professionali. Tale organismo opera in completa autonomia ed ha il compito di definire le Linee Guida a cui i Dirigenti dovranno attenersi nella predisposizione e formazione dei loro atti in conformità alla legislazione di riferimento. Le linee guida sulla tipologia di atti individuati nei programmi annuali o in sede di PEG saranno definite in via preventiva, tenuto conto delle eventuali osservazioni dei Dirigenti delle strutture dell’ente.

Art. 5 - Controllo Successivo

1. Il controllo successivo di regolarità amministrativa si svolge sugli atti amministrativi esecutivi ed efficaci.

2. Il controllo successivo di regolarità amministrativa compete al Segretario Generale ed all’unità di controllo individuata.

3. Le sue finalità sono le seguenti:

  • monitorare e verificare la regolarità e correttezza delle procedure e degli atti adottati;
  • rilevare la legittimità dei provvedimenti, registrare gli eventuali scostamenti rispetto alle norme comunitarie, legislative, statutarie, regolamentari;
  • sollecitare l’esercizio del potere di autotutela del Dirigente ove vengano ravvisate patologie;

Esso si propone altresì, attraverso le direttive di accompagnamento al report semestrale, le seguenti finalità:

  • migliorare la qualità degli atti amministrativi;
  • indirizzare l’attività amministrativa verso percorsi semplificati e che garantiscano massima imparzialità;
  • attivare procedure omogenee e standardizzate per l’adozione di determinazioni di identica tipologia;
  • costruire un sistema di regole condivise per migliorare l’azione amministrativa;
  • collaborare con le singole strutture per l’impostazione e il continuo aggiornamento delle procedure.

4. Sono oggetto del controllo di regolarità amministrativa successivo:

A) le determinazioni dirigenziali di impegno di spesa

B) i contratti stipulati in forma di scrittura privata

C) le tipologie di atti amministrativi definite periodicamente e precedentemente comunicate ai responsabili dell’ente.

5. Il metodo di controllo deve tendere a misurare e verificare la conformità e la coerenza degli atti e/o dei procedimenti controllati agli standards di riferimento. Per standards predefiniti si intendono i seguenti indicatori:

Regolamento sui controlli interni 5

  • regolarità delle procedure, rispetto dei tempi, correttezza formale nei provvedimenti emessi;
  • affidabilità dei dati riportati nei provvedimenti e nei relativi allegati;
  • rispetto della normativa sulla privacy nel testo dei provvedimenti e nelle procedure adottate;
  • rispetto della normativa in generale;
  • conformità alle norme regolamentari;
  • conformità al programma di mandato, P.E.G., atti di programmazione, circolari interne, atti di indirizzo.

6. Gli atti da esaminare sono estratti a campione con una metodologia che definisca la significatività del campione. L’estrazione del campione avverrà in modo tale da assicurare che tutte le direzioni siano coinvolte, che il numero degli atti sia commisurato alla ripetitività degli stessi ed alla loro rilevanza economica. Il campione sarà estratto attraverso il sistema informatico di redazione ed archiviazione degli atti in modo casuale con il supporto e la collaborazione dei sistemi informativi dell’ente. Gli uffici, ove richiesto, dovranno fornire all’unità del controllo tutta la documentazione che sarà loro richiesta, fermi restando i termini di chiusura della fase di controllo sulla determinazione.

7. In esito al controllo successivo verrà redatta, a cura del Segretario Generale e dell’unità del controllo, una griglia di valutazione contenente, analiticamente, i rilievi effettuati sull’atto. Tale griglia verrà inviata ai Dirigenti/P.O. firmatari dell’atto.

8. I report sui controlli successivi effettuati formano oggetto di relazioni semestrali a cura del Segretario Generale da inviare, unitamente alle direttive per il superamento delle criticità rilevate, al Presidente dell’Amministrazione,al Direttore Generale, ai Dirigenti dei servizi, ai Revisori dei Conti, al Presidente del Consiglio Provinciale ed agli organi di valutazione. Da essi dovrà risultare:

a) il numero degli atti e/o procedimenti esaminati, suddivisi per tipologia e servizio;

b) la sintesi dei rilievi effettuati sulle varie tipologie di atti esaminati.

Regolamento sui controlli interni 6

TITOLO III

CONTROLLO DI GESTIONE E STRATEGICO

Art. 6 – Controllo di Gestione. Finalità.

1.Il Controllo di Gestione ha lo scopo di verificare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa, al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi correttivi, il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati raggiunti.

2. Al Controllo di Gestione, istituito ai sensi e con le finalità previste dall’art. 47 dello Statuto della Provincia di Firenze, e dalla vigente normativa in materia, è preposto un apposito ufficio interno con adeguata dotazione di personale, sotto la direzione del Direttore Generale.

3. Il Controllo di Gestione, che ha per oggetto l’intera attività amministrativa e gestionale della Provincia, si articola nelle seguenti fasi:

a) predisposizione di un piano dettagliato degli obiettivi, strutturalmente correlato al P.E.G ed in esso incluso. Per la puntuale definizione e disciplina del PEG e dei suoi contenuti, si rimanda alla normativa di dettaglio contenuta nel Regolamento di Contabilità.

b) rilevazione dei dati relativi ai fattori produttivi impiegati ed ai relativi costi, nonché rilevazione dei proventi conseguiti e dei risultati raggiunti;

c) valutazione dei risultati predetti, in rapporto al piano degli obiettivi, al fine di verificare il loro stato di attuazione e di misurare l’efficacia, l’efficienza ed il grado di economicità della azione intrapresa.

4. Rientrano tra i compiti del Controllo di gestione:

a) il monitoraggio degli affidamenti di incarichi professionali e delle altre spese soggette a limitazione;

b) i rapporti con la competente sezione della Corte dei Conti e con l’organo di revisione interno in ordine alle attività di monitoraggio e trasmissione degli atti di impegno delle spese soggette a limitazioni.

5. L’ufficio Controllo di gestione è preposto alle funzioni di monitoraggio interno e alla emanazione di direttive anche al fine di porre in essere le opportune azioni correttive ai fatti rilevati.

Art. 7 - Attivita’ e risultato del Controllo di Gestione

1. Il Controllo di Gestione è svolto in riferimento ai singoli servizi e centri di costo, verificando in maniera complessiva e per ciascun servizio i mezzi finanziari acquisiti, i costi dei singoli fattori produttivi, i risultati qualitativi e quantitativi ottenuti e, per i servizi a carattere produttivo, i ricavi.

2. Almeno semestralmente, in occasione della predisposizione degli stati di attuazione del Piano Esecutivo di Gestione, l’ufficio Controllo di Gestione fornisce ai responsabili dei servizi ed all’O.I.V una reportistica che consenta la verifica circa l’andamento dell’attività gestionale, il monitoraggio rispetto agli obiettivi predefiniti al fine di consentire eventuali interventi correttivi resi necessari dagli scostamenti rilevati tra le previsioni e l’andamento delle realizzazioni, nonché l’analisi dell’andamento degli indicatori di efficienza, efficacia, economicità e qualità codificati nel Piano Esecutivo di Gestione.

3. Almeno semestralmente, l’Ufficio Controllo di Gestione, presenta all’esame della Giunta Provinciale un rapporto sull’attività svolta nel periodo precedente (referto del controllo di gestione).

4. Il rapporto semestrale è inviato al Presidente della Provincia, all’Assessore preposto, al Presidente del Consiglio Provinciale ed al Segretario Generale, nonché ai responsabili delle Direzioni nelle quali è articolato l’Ente, per quanto di competenza, affinché questi ultimi abbiano gli elementi necessari per valutare l’andamento della gestione dei servizi di cui sono responsabili.

5. Il rapporto di cui sopra è inviato alla competente sezione della Corte dei Conti, a cura del Direttore Generale, unitamente ad un referto sull’efficacia e l’adeguatezza del sistema dei controlli interni adottati ai sensi art. 148, comma 1, D. Lgs. 267/2000.

Art. 8 – Controllo Strategico. Finalità.

Il Controllo Strategico ha lo scopo di verificare l’efficacia complessiva delle politiche e dei programmi, indicati nelle Linee Programmatiche del mandato presentate al Consiglio, in termini di congruenza tra obiettivi fissati e impatti prodotti sui bisogni della comunità amministrata.

Periodo di riferimento del controllo strategico è il mandato amministrativo e si articola attraverso:

- la Relazione Previsionale e Programmatica che individua, annualmente, i programmi e gli obiettivi strategici , suddivisi per le annualità di riferimento;

- la ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi , effettuata almeno con cadenza annuale, anche attraverso tecniche semplificative, che dà atto, in caso di scostamento, degli interventi correttivi posti in essere o di indirizzi integrativi o sostitutivi;

-la Relazione illustrativa della Giunta , allegata al Conto Consuntivo, che contiene le valutazioni sui risultati conseguiti in rapporto ai programmi ed ai costi sostenuti.

2. Il Controllo Strategico è assicurato attraverso metodologie finalizzate alla rilevazione:

- dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi predefiniti,

- degli aspetti economico-finanziari connessi ai risultati ottenuti,

- dei tempi di realizzazione rispetto alle previsioni,

- delle procedure operative attuate confrontate con i progetti elaborati,

- della qualità dei servizi erogati e del grado di soddisfazione della domanda espressa, - degli aspetti socio-economici.

Le metodologie con cui viene assicurato il controllo strategico sono strettamente integrate:

- con le rilevazioni relative al controllo di gestione;

- con le attività di misurazione e valutazione della performance previste dagli articoli 17 e seguenti del Regolamento sull'ordinamento degli uffici e dei servizi;

- con eventuali altri strumenti di pianificazione e controllo che l’Amministrazione riterrà di predisporre.

3. Il Direttore Generale, avvalendosi dell’unità preposta al Controllo Strategico, elabora i rapporti da sottoporre alla Giunta ed al Consiglio.

TITOLO IV

CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI

Art. 9 – Finalità e direzione

Il controllo sugli equilibri finanziari ha lo scopo di garantire il costante monitoraggio degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno.

Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto sotto la direzione del Dirigente dei Servizi Finanziari nel rispetto delle disposizioni dell’ordinamento finanziario e contabile degli enti locali, delle norme che regolano il concorso degli enti locali alla realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica nonché delle norme di attuazione dell’art. 81 della Costituzione.

La disciplina puntuale dello stesso è prevista, ai sensi dell’art. 147 quinquies D. Lgs. 267/2000, nel Regolamento di Contabilità dell’ente.

TITOLO V

CONTROLLO SULLE SOCIETÀ PARTECIPATE NON QUOTATE

Art. 10 – Finalità e funzioni

1. Il sistema dei controlli sulle Società Partecipate, in coerenza con l’articolo 49 del Regolamento di Contabilità d’ente, si articola nelle seguenti funzioni:

a. definizione preventiva degli obiettivi gestionali cui deve tendere la società partecipata, individuati secondo parametri qualitativi e quantitativi;

b. monitoraggio periodico sull’andamento delle società partecipate, analisi degli scostamenti rispetto agli obiettivi assegnati e individuazione delle opportune azioni correttive, anche in riferimento a possibili squilibri economico-finanziari rilevanti per il bilancio dell'ente;

c. controllo sul rispetto delle norme di legge sui vincoli della finanza pubblica;

d. rilevazione dei risultati complessivi della gestione dell'ente locale e delle società non quotate partecipate mediante bilancio consolidato, secondo la competenza economica.

Art. 11 - Competenze nella gestione del Sistema

Le funzioni di cui all’articolo precedente vengono così esercitate:

- Gli organi di governo della Provincia, secondo le rispettive attribuzioni, definiscono preventivamente in sede di Bilancio di previsione e di PEG gli obiettivi gestionali, tenuto conto delle proposte dei Dirigenti dei servizi nel cui ambito di competenza per materia sono comprese le singole partecipazioni;

- i Dirigenti dei servizi nel cui ambito di competenza per materia sono comprese le partecipazioni, partendo dai singoli contratti di servizio ove vigenti, definiscono all’inizio dell’anno specifici indicatori di qualità o standard di servizi cui la Società è tenuta a dare riscontro, soprattutto nei confronti dell’utenza, nonché obiettivi gestionali minimi il cui raggiungimento potrà essere valutato mediante indicatori economici, finanziari, contabili e organizzativi; essi monitorano altresì il rispetto da parte delle Società partecipate, degli obiettivi assegnati ed elaborano report periodici al riguardo oltre che il rispetto dei vincoli normativi propri delle società pubbliche; essi, infine, elaborano report semestrali da inviare al Presidente, al Presidente del Consiglio, all’Assessore competente, al Dirigente dei Servizi Finanziari ed al Dirigente della struttura competente in materia di Partecipate;

- il Dirigente della struttura competente in materia di Partecipate provvede a monitorare, predisponendo i consequenziali atti correlati, gli assetti societari, le nomine (con gestione della fase di ricerca candidati e successivo inoltro, per l’istruttoria, delle domande pervenute alla Segreteria del Presidente), le scadenze di mandato, i dati di Bilancio, le variazioni statutarie; esso provvede altresì a pubblicare i dati necessari sul sito internet dell’ente, ad aggiornare le banche dati di Ministeri e Corte dei Conti sulle Partecipate ed a fornire aggiornamenti normativi e procedurali alle Società ed alle strutture dell’ente impegnate nella gestione di contratti di servizio;

- il Dirigente della struttura competente in materia di Partecipate, in collaborazione con la Direzione Servizi Finanziari, organizza un idoneo sistema informativo per la raccolta dei dati necessari per monitorare la situazione gestionale e contabile delle Società, per verificare la conciliazione debiti/crediti nonché per rilevare ogni altro aspetto gestionale/finanziario individuato dalla Giunta anche con puntuali provvedimenti. L’esito di tali rilevazioni sarà inserito nei documenti di accompagnamento al Conto Consuntivo;

- il Dirigente della struttura competente in materia di Partecipate con la collaborazione del Dirigente Servizi Finanziari vigila costantemente sull’equilibrio economico-finanziario delle Società Partecipate, propone eventuali azioni correttive in itinere qualora ritenute necessarie, controlla il rispetto dei vincoli della finanza pubblica anche ai fini del patto di stabilità.

- il Dirigente dei Servizi Finanziari coordina ed elabora inoltre, sulla base dei dati forniti dai Dirigenti di riferimento e dal Dirigente della struttura competente in materia di Partecipate, la documentazione necessaria per la predisposizione del Bilancio Consolidato.

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